Externenprüfung: Berufsabschluss ohne Ausbildung nachholen

Die Externenprüfung ist ein Weg, einen staatlich anerkannten Berufsabschluss zu erwerben, ohne eine Ausbildung zu absolvieren. Du legst dieselbe Abschlussprüfung ab wie Auszubildende und bekommst dasselbe Zeugnis. Zugelassen wirst du nach § 45 Abs. 2 BBiG, wenn du mindestens das Eineinhalbfache der regulären Ausbildungszeit im Beruf gearbeitet hast oder deine Kompetenzen auf andere Weise glaubhaft machen kannst. Zuständig ist die Kammer des jeweiligen Berufs.

Die Zielgruppe ist groß: Laut Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) hatten 2024 rund 18,8 % der 20- bis 34-Jährigen keinen Berufsabschluss, hochgerechnet etwa 2,76 Millionen Menschen. Viele von ihnen arbeiten trotzdem seit Jahren in ihrem Beruf.

Was ist die Externenprüfung?

Die Externenprüfung ist die reguläre Abschlussprüfung eines Ausbildungsberufs, die du ohne vorherige Ausbildung ablegst, weil du die nötigen Kompetenzen im Berufsleben erworben hast.

Für viele Menschen ist die Externenprüfung der Schritt, der jahrelange Praxis sichtbar macht. Wer etwa seit Langem in einer Zahnarzt- oder Arztpraxis arbeitet, aber nie eine Ausbildung abgeschlossen hat, kann so den Abschluss als Zahnmedizinische oder Medizinische Fachangestellte erwerben. Das verbessert oft die Verhandlungsposition beim Gehalt und ist Voraussetzung für viele Aufstiegsfortbildungen.

Die Externenprüfung gilt nur für Berufe nach Berufsbildungsgesetz und Handwerksordnung. Gesundheitsfachberufe mit eigenen Berufsgesetzen, etwa die Pflegefachfrau oder der Pflegefachmann nach dem Pflegeberufegesetz, kannst du auf diesem Weg nicht erwerben.

Wer wird zur Externenprüfung zugelassen?

Zugelassen wird, wer mindestens das Eineinhalbfache der vorgeschriebenen Ausbildungszeit in dem Beruf tätig war oder glaubhaft machen kann, die berufliche Handlungsfähigkeit erworben zu haben. So steht es im Gesetz:

„Zur Abschlussprüfung ist auch zuzulassen, wer nachweist, dass er mindestens das Eineinhalbfache der Zeit, die als Ausbildungsdauer vorgeschrieben ist, in dem Beruf tätig gewesen ist, in dem die Prüfung abgelegt werden soll.“

Der Regelweg über Berufserfahrung

Bei einem dreijährigen Ausbildungsberuf wie ZFA oder MFA bedeutet das viereinhalb Jahre einschlägige Tätigkeit. Als Zeiten der Berufstätigkeit gelten auch Ausbildungszeiten in einem anderen, einschlägigen Ausbildungsberuf. Entscheidend ist, dass du tatsächlich die typischen Aufgaben des Berufs ausgeübt hast und nicht nur in einem verwandten Umfeld gearbeitet hast. Teilzeit kann bei der Berechnung eine Rolle spielen; wie die Kammer sie bewertet, solltest du vorab erfragen.

Der Weg über Glaubhaftmachung

Hast du weniger Berufserfahrung, kannst du trotzdem zugelassen werden, wenn du durch Zeugnisse oder auf andere Weise glaubhaft machst, dass du die berufliche Handlungsfähigkeit erworben hast. Das können zum Beispiel Arbeitszeugnisse mit genauer Tätigkeitsbeschreibung, Zertifikate aus Weiterbildungen oder Teilqualifizierungen oder ausländische Abschlüsse sein. Auch Berufserfahrung im Ausland wird berücksichtigt. Die Kammer entscheidet im Einzelfall.

Welche Stelle ist zuständig?

Zuständig ist die Kammer, die für den jeweiligen Ausbildungsberuf die Prüfungen abnimmt: in der Regel die Kammer in der Region, in der du arbeitest oder wohnst.

Wenn du nicht sicher bist, welche Stelle zuständig ist, hilft BERUFENET weiter: Dort ist zu jedem Ausbildungsberuf die rechtliche Grundlage beschrieben. Ein kurzer Anruf bei der Kammer klärt den Rest.

Wie läuft die Externenprüfung ab?

Die Externenprüfung läuft in drei Phasen ab: Antrag auf Zulassung bei der Kammer, Prüfung der Nachweise und schließlich die Abschlussprüfung zu den regulären Prüfungsterminen.

1. Kammer kontaktieren. Erkundige dich nach Antragsformular, Fristen, Gebühren und den nächsten Prüfungsterminen.
2. Nachweise sammeln. Stelle Arbeitszeugnisse, Tätigkeitsbeschreibungen, Arbeitsverträge, Weiterbildungszertifikate und ggf. ausländische Abschlüsse zusammen.
3. Antrag stellen. Reiche den Zulassungsantrag fristgerecht ein. Die Kammer prüft, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.
4. Vorbereitung planen. Nutze die Zeit bis zur Prüfung für einen Vorbereitungskurs oder strukturiertes Selbstlernen.
5. Prüfung ablegen. Du nimmst an den regulären schriftlichen und praktischen oder mündlichen Prüfungsteilen teil.
6. Zeugnis erhalten. Nach bestandener Prüfung bekommst du das Abschlusszeugnis des Berufs.

Die Prüfung richtet sich nach der Ausbildungsordnung des Berufs. Dort ist festgelegt, welche Prüfungsbereiche es gibt und wie sie gewichtet werden. Die Anmeldefristen liegen oft mehrere Monate vor dem Prüfungstermin, deshalb lohnt es sich, früh mit der Kammer zu sprechen.

Wie kannst du dich vorbereiten?

Am wirksamsten bereitest du dich mit einem strukturierten Vorbereitungskurs vor, der die Prüfungsbereiche der Ausbildungsordnung abdeckt und mit Prüfungssimulationen arbeitet.

Vorbereitungskurse bieten Kammern, Bildungsträger, Volkshochschulen und teils Berufsschulen an. Sie laufen meist berufsbegleitend in Teilzeit oder als kompakte Vollzeitkurse. Wenn der Kurs nach AZAV zugelassen ist, kann er mit einem Bildungsgutschein gefördert werden. Für das Nachholen eines Berufsabschlusses gelten dabei erleichterte Voraussetzungen. Bist du beschäftigt, kommt unter Umständen auch die Förderung nach § 82 SGB III infrage.

Auch beim Selbstlernen helfen dir:

• die Ausbildungsordnung und der Rahmenlehrplan deines Berufs, oft über das BIBB oder die Kammer abrufbar,
• alte Prüfungsaufgaben, die manche Kammern oder Verlage bereitstellen,
• Lerngruppen mit Kolleginnen und Kollegen, die die Prüfung vor sich haben oder kürzlich bestanden haben,
• Gespräche mit deinem Arbeitgeber, um Aufgaben kennenzulernen, die du bisher nicht übernimmst.

Ist das Validierungsverfahren eine Alternative?

Das Validierungsverfahren gibt es seit dem 1. Januar 2025 als zusätzliche Möglichkeit, berufliche Kompetenzen ohne Abschluss formal feststellen zu lassen. Es ersetzt die Externenprüfung nicht, kann aber zu ihr hinführen.

Mit dem Berufsbildungsvalidierungs- und -digitalisierungsgesetz (BVaDiG) wurde in die §§ 50b ff. BBiG ein Feststellungsverfahren eingefügt, in dem die zuständige Stelle prüft, inwieweit deine Kompetenzen mit einem Ausbildungsberuf (dem sogenannten Referenzberuf) vergleichbar sind. Statt einer klassischen Prüfung stehen dabei eher praktische Nachweise im Vordergrund. Nach § 50b BBiG gelten unter anderem diese Voraussetzungen:

• Du hast das 25. Lebensjahr vollendet (für Menschen mit Behinderungen gibt es nach § 50d BBiG Ausnahmen).
• Du warst mindestens das Eineinhalbfache der Ausbildungsdauer im Referenzberuf tätig.
• Du wohnst in Deutschland oder hast mindestens die Hälfte dieser Berufstätigkeit im Inland absolviert.
• Du hast im Referenzberuf keinen Abschluss und stehst dort nicht in einem Ausbildungsverhältnis.

Am Ende bescheinigt die Kammer eine vollständige oder eine überwiegende Vergleichbarkeit. Das ist nicht das reguläre Abschlusszeugnis. Wer die vollständige Vergleichbarkeit bescheinigt bekommt, wird aber nach § 45 Abs. 3 BBiG ebenfalls zur Abschlussprüfung zugelassen.

Da das Verfahren noch neu ist und die Kammern ihre Angebote erst aufbauen, solltest du bei deiner Kammer nachfragen, ob und wie es für deinen Beruf angeboten wird. Für viele, die einen vollwertigen Abschluss anstreben, bleibt die Externenprüfung der direktere Weg.

Die Wege zum Abschluss unterscheiden sich vor allem darin, ob am Ende das reguläre Abschlusszeugnis steht.

Was entscheidet über den Erfolg?

Über den Erfolg entscheiden vor allem eine frühe Klärung mit der Kammer, gut dokumentierte Berufserfahrung und eine Vorbereitung, die gezielt die eigenen Lücken schließt.

• Früh dokumentieren: Bitte Arbeitgeber um Zeugnisse mit konkreten Tätigkeiten, nicht nur um allgemeine Bewertungen.
• Realistisch planen: Rechne mit mehreren Monaten zwischen Antrag und Prüfung.
• Lücken ehrlich prüfen: Gleiche deine Erfahrung mit der Ausbildungsordnung ab.
• Unterstützung suchen: Sprich mit Arbeitgeber, Kammer und Agentur für Arbeit über Freistellung und Förderung.

Die Externenprüfung belohnt Erfahrung, aber nur, wenn du sie vorher in die Sprache der Prüfungsordnung übersetzt.

Wo du passende Angebote findest

Vorbereitungskurse mit AZAV-Zulassung findest du in der Weiterbildungssuche der Bundesagentur für Arbeit. Die wichtigste Anlaufstelle für Zulassung, Termine und oft auch eigene Vorbereitungskurse ist die zuständige Kammer; für ZFA ist das die Landeszahnärztekammer, für MFA die Landesärztekammer. Auch Volkshochschulen und regionale Bildungsträger bieten Kurse an.

Stellen in Praxen, in denen du die nötige Berufserfahrung sammeln kannst, findest du in der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit oder zum Beispiel bei Specialist Match, einer Jobplattform für Pflege, Betreuung, Schulbegleitung, Zahnarztpraxis und Sanitätshaus, im Bereich Zahnarztpraxis.

Fehlt dir für die Externenprüfung noch die Berufserfahrung, ist eine Umschulung der strukturierte Weg zum selben Abschluss. Ein Beispiel für die Zahnarztpraxis ist Care-er, ein AZAV-zugelassener Bildungsträger mit Live-Online-Kursen zur Betreuungskraft, zur Schulbegleitung und zur ZFA-Umschulung. Die ZFA-Umschulung dauert dort rund 3 Jahre berufsbegleitend, mit 3 Tagen Live-Online-Unterricht und 2 Tagen Praxis pro Woche, und endet mit der Abschlussprüfung vor der Zahnärztekammer Berlin; Mindestalter ist 25 Jahre. Eine Vorbereitung auf die Externenprüfung bietet Care-er nicht an.

Fazit

Die Externenprüfung macht Berufserfahrung zu einem vollwertigen Abschluss. Zugelassen wird nach § 45 Abs. 2 BBiG, wer das Eineinhalbfache der Ausbildungszeit im Beruf gearbeitet hat oder seine Kompetenzen glaubhaft macht. Zuständig ist die Kammer des Berufs, für ZFA und MFA die Zahnärzte- bzw. Ärztekammer. Seit 2025 kann außerdem das Validierungsverfahren nach §§ 50b ff. BBiG zur Prüfung hinführen. Mit sauber dokumentierter Erfahrung, früher Abstimmung mit der Kammer und einer gezielten, oft förderfähigen Vorbereitung ist der Abschluss gut erreichbar. Ob eine Förderung infrage kommt, kannst du vorab etwa mit dem Förder-Check von Specialist Match grob einschätzen; verbindlich entscheidet die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter.