PKA Quereinstieg: Als Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte in die Apotheke

Ein PKA-Quereinstieg ist möglich, führt aber zum vollwertigen Beruf über einen Abschluss: Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte durchlaufen eine dreijährige duale Ausbildung nach dem Berufsbildungsgesetz. Ohne Abschluss kannst du in der Apotheke zunächst als Aushilfe in Lager, Kasse oder Botendienst arbeiten.

Den PKA-Abschluss holst du später über eine verkürzte Umschulung von meist zwei Jahren oder die Externenprüfung nach rund viereinhalb Jahren Berufserfahrung nach. Wichtig ist der Unterschied zur PTA: PKA arbeiten kaufmännisch, nicht pharmazeutisch.

Was macht eine PKA in der Apotheke?

Eine PKA sorgt dafür, dass die Apotheke kaufmännisch und organisatorisch läuft: Sie verantwortet Warenwirtschaft, Bestellung, Lager, Preise und einen großen Teil der Verwaltung.

Zum Arbeitsalltag gehören vor allem:

• Warenwirtschaft und Bestellung: Du bestellst Arzneimittel und andere Produkte bei Großhandel und Herstellern, prüfst Lieferungen und pflegst das Warenwirtschaftssystem.
• Lager: Du lagerst Ware fachgerecht ein, achtest auf Verfallsdaten und besondere Lagerbedingungen und organisierst Retouren.
• Verwaltung: Rezepte für die Abrechnung vorbereiten, Rechnungen prüfen, Statistiken erstellen und Korrespondenz erledigen gehört ebenfalls dazu.
• Verkauf und Präsentation: Im Bereich nicht apothekenpflichtiger Produkte, etwa Kosmetik oder Pflegeartikel, gestalten PKA die Freiwahl und sind häufig im Verkauf tätig.

Der Arbeitsmarkt ist in Bewegung: Laut ABDA (Zahlen, Daten, Fakten 2026) sank die Zahl der öffentlichen Apotheken bis Ende 2025 auf 16.601, den niedrigsten Wert seit Ende der 1970er Jahre. Gleichzeitig befanden sich 2025 nur 3.120 Menschen in einer PKA-Ausbildung, gegenüber 3.625 im Jahr 2023. Für Quereinsteigende heißt das: Es gibt weniger Betriebe, aber auch wenig Nachwuchs.

Die Apothekenbetriebsordnung zieht die Grenze deutlich:

„Es ist verboten, pharmazeutische Tätigkeiten von anderen Personen als pharmazeutischem Personal auszuführen oder ausführen zu lassen, soweit nach Absatz 5a nichts anderes bestimmt ist.“

Wie unterscheiden sich PKA, PTA und Aushilfe?

PKA, PTA und Aushilfe unterscheiden sich vor allem darin, ob sie pharmazeutisch oder kaufmännisch arbeiten und welche Qualifikation dahintersteht.

Die PTA (Pharmazeutisch-technische Assistentin) ist ein bundesrechtlich geregelter Gesundheitsfachberuf. Laut PTA-Berufsgesetz dauert die Ausbildung in Vollzeit zweieinhalb Jahre: zwei Jahre an einer PTA-Schule und ein halbes Jahr praktische Ausbildung in der Apotheke. PTA beraten, geben Arzneimittel ab und stellen Rezepturen her. Details zu Kosten und Zugang erfährst du bei den Schulen in deinem Land. Die Aushilfe hat keine geschützte Qualifikation und übernimmt einfache Tätigkeiten nach Anweisung.

Für Quereinsteigende ist die PKA oft der naheliegendere Weg, wenn sie kaufmännische Erfahrung mitbringen, etwa aus Einzelhandel, Lager oder Büro. Die PTA passt eher zu dir, wenn dich Chemie, Arzneimittel und die Beratung von Menschen besonders interessieren.

Kannst du ohne Abschluss in der Apotheke anfangen?

Ohne Abschluss kannst du in der Apotheke als Aushilfe arbeiten, zum Beispiel im Lager, an der Kasse für Freiwahlprodukte oder im Botendienst.

Viele Apotheken suchen Unterstützung beim Wareneingang, beim Einräumen oder bei der Auslieferung an Kundinnen, Kunden und Pflegeeinrichtungen. Solche Stellen sind oft Teilzeit oder Minijobs. Sie sind ein guter Weg, den Betrieb kennenzulernen und herauszufinden, ob dir die Arbeit liegt. Gleichzeitig sammelst du Berufserfahrung, die später für die Externenprüfung zählen kann.

Die Grenzen sind allerdings klar: Pharmazeutische Tätigkeiten und die Abgabe apothekenpflichtiger Arzneimittel bleiben dem pharmazeutischen Personal vorbehalten. Auch Aufgaben wie die eigenständige Disposition oder die Abrechnungsvorbereitung übernimmst du als Aushilfe meist nur unter Anleitung.

Wie kommst du als Quereinsteiger zum PKA-Abschluss?

Als Quereinsteiger erreichst du den PKA-Abschluss über eine reguläre Ausbildung, eine verkürzte Umschulung oder die Externenprüfung nach § 45 Abs. 2 BBiG.

Reguläre Ausbildung

Die duale Ausbildung steht auch Erwachsenen offen. Bringst du einen anderen Berufsabschluss oder Abitur mit, kann die Ausbildungszeit auf Antrag verkürzt werden (§ 8 BBiG). Du bekommst eine Ausbildungsvergütung, die allerdings meist unter einem vollen Gehalt liegt.

Wer bezahlt eine Umschulung zur PKA?

Eine Umschulung zur PKA bezahlt in der Regel die Agentur für Arbeit per Bildungsgutschein, wenn du arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht bist; seit dem 1. Januar 2025 gilt das auch für Kundinnen und Kunden des Jobcenters. Sie dauert meist rund zwei Jahre und endet mit derselben Kammerprüfung. Förderfähig ist sie, wenn sie gegenüber der regulären Ausbildung um mindestens ein Drittel verkürzt ist (§ 180 Abs. 4 SGB III) und Träger sowie Maßnahme AZAV-zugelassen sind.

Für das Nachholen eines Berufsabschlusses besteht laut Bundesagentur für Arbeit unter bestimmten Voraussetzungen sogar ein Rechtsanspruch auf Förderung. Laut § 87a SGB III gibt es bei abschlussorientierten Weiterbildungen zusätzlich Prämien von 1.000 Euro für die bestandene Zwischenprüfung und 1.500 Euro für die Abschlussprüfung sowie für Arbeitslose ein Weiterbildungsgeld von 150 Euro im Monat; was davon auf dich zutrifft, klärt deine Beratung.

Externenprüfung

Wer schon lange in einer Apotheke arbeitet, kann nach § 45 Abs. 2 BBiG ohne Ausbildung zur Abschlussprüfung zugelassen werden. Nachweisen musst du in der Regel eine Berufstätigkeit von mindestens dem Eineinhalbfachen der Ausbildungszeit im Beruf, bei PKA also viereinhalb Jahre. Über die Zulassung entscheidet die zuständige Stelle. Mehr dazu erklärt unser Ratgeber zur Externenprüfung.

1. Ziel klären. Möchtest du kaufmännisch arbeiten (PKA) oder pharmazeutisch beraten (PTA)? Davon hängt der Weg ab.
2. Einblick holen. Ein Praktikum oder eine Aushilfsstelle in einer Apotheke zeigt dir den Alltag und öffnet oft Türen zu einem Ausbildungs- oder Umschulungsplatz.
3. Weg wählen. Ausbildung, Umschulung oder Externenprüfung: Prüfe, welche Variante zu deiner Erfahrung und deiner finanziellen Situation passt.
4. Förderung beantragen. Für eine Umschulung sprichst du vor Beginn mit der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter; den Bildungsgutschein stellt die Agentur aus.
5. Kammer kontaktieren. Für Ausbildungsverträge, Verkürzung und Externenprüfung ist in der Regel die Apothekerkammer deines Landes die richtige Ansprechpartnerin.

Wo du passende Angebote findest

Ausbildungs- und Aushilfsstellen in Apotheken findest du in der Jobbörse der Bundesagentur für Arbeit, über die Apothekerkammern und direkt bei Apotheken in deiner Umgebung. Zugelassene Umschulungen und Vorbereitungskurse zur Externenprüfung listet die Weiterbildungssuche der Bundesagentur. Allgemeine Berufsinformationen bietet BERUFENET.

Eine erste Einschätzung, ob eine Weiterbildung für dich gefördert werden könnte, gibt etwa der Förder-Check von Specialist Match, einer Jobplattform für Pflege, Betreuung, Schulbegleitung, Zahnarztpraxis und Sanitätshaus; verbindlich entscheidet die Agentur für Arbeit. Wer merkt, dass ihn eher die Betreuung von Menschen als die Arbeit in der Apotheke reizt, findet kürzere geförderte Kurse, etwa zur Betreuungskraft, zum Beispiel bei Care-er, einem AZAV-zugelassenen Bildungsträger mit Live-Online-Kursen zur Betreuungskraft, zur Schulbegleitung und zur ZFA-Umschulung. Eine PKA-Ausbildung bietet Care-er nicht an. Offene Stellen findest du zum Beispiel auch in der Stellenbörse von Specialist Match.

Fazit

Der Quereinstieg in die Apotheke gelingt über eine Aushilfsstelle schnell, der Beruf PKA setzt aber einen Abschluss voraus. Mit Vorerfahrung aus Handel oder Büro ist eine geförderte Umschulung oft der zügigste Weg, mit langjähriger Apothekenerfahrung kommt die Externenprüfung infrage. Wichtig ist, die Rolle klar von der PTA zu unterscheiden: Als PKA arbeitest du kaufmännisch, die Beratung zu Arzneimitteln bleibt dem pharmazeutischen Personal vorbehalten.